Negocjacje - 4-fazowy model

Niezależnie od pełnionej funkcji każdemu z nas zdarzyło się uczestniczyć w procesie negocjacyjnym. Doświadczamy go zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. To działanie mające na celu osiągnięcie porozumienia z innymi, z czego część interesów jest wspólna, a część sprzeczna pomiędzy stronami.

FAZY NEGOCJACJI
Poniżej przedstawiony został 4-fazowy model opracowany przez profesora Gavin’a Kennedy (The New Negotiating Edge, Gower), którego podstawą jest zrozumienie, że negocjacje są procesem, podczas którego szukamy sposobu, aby uzyskać to, czego chcemy od kogoś, kto chce czegoś od nas. 😊
Fazy tego procesu są następujące:
1. Przygotowanie
2. Dyskusja
3. Oferta
4. Pertraktacje

Poszczególne fazy dobrze ilustrują 4 pytania:
„Czego chcemy?”
„Czego oni chcą?”
„O co możemy pertraktować?”
„O co będziemy pertraktować?”

Na tym etapie należy odpowiedzieć na serię pytań. Oto kilka z nich:
1. Jaka jest istota problemu, dla którego próbujemy wynegocjować rozwiązanie?
2. Jakie są najważniejsze dane potrzebne do wyrażenia poglądu na temat problemu?
3. Jakie łączą nas w tej chwili stosunki z drugą stroną problemu?
4. Co się stanie, jeśli nie rozwiążemy problemu?

Zanim zdecydujemy, które kwestie można poddać negocjacjom, dobrze jest zastanowić się nad naszym własnym interesem, to znaczy znaleźć odpowiedzi na pytania:
1. Dlaczego szukam rozwiązania tego problemu?
2. Dlaczego ważne jest objęcie takiego albo innego stanowiska?

Na podstawie obserwacji grup badawczych stwierdzono, że negocjatorzy spędzają około 80% czasu na bezpośrednich dyskusjach, które są jednym z kluczowych elementów tego procesu.

• Nadaje ogólny ton rozmowom.
• Likwiduje lub tworzy przeszkody do osiągnięcia porozumienia.
• Warunkuje oczekiwania.
• Potwierdza lub eliminuje uprzedzenia.
• Otwiera lub zamyka drogę do nowych opcji i możliwości.
• Ujawnia lub ukrywa to, czego chcą negocjatorzy.

Język
W negocjacjach język jest wszystkim. To, co i do kogo ludzie mówią, czego nie mówią, jak reagują na to, co wypowiadają inni – ma ogromny wpływ na przebieg tego procesu. Joan
Mulholland (University of Queensland, 1991) wydał publikację rzutującą w znacznym stopniu na nasz sposób rozumienia języka negocjacji.

Pytania
Sztuka zadawania pytań jest jedną z najmniej rozwiniętych umiejętności u większości mediatorów. Według Neila Rackhama (The Psychology of negotiating) ci przeciętni zadają o połowę mniej pytań niż ci utalentowani.

Model pięciu pytań Bogusława Nierenberga
1. Przyciągnąć uwagę „Jak się masz?”
2. Uzyskać informacje „Ile to kosztuje?
3. Udzielić informacji „Czy wiesz jak mógłbyś/mogłabyś …?”
4. Zacząć myśleć, „Co proponujesz?”
5. Sfinalizować „Czy nie czas zacząć działać?”

Oferty należy składać w sposób skuteczny. Nie chodzi o to, żeby przekonać drugą stronę o naszej racji, ale żeby przedyskutować pertraktowaną wartość. Dlatego najlepszym sposobem na przedstawienie danej propozycji jest jej uwarunkowanie.
Każda taka oferta używa trybu warunkowego, „JEŚLI… TO”.
JEŚLI DASZ MI…, JA DAM CI…

Oto kilka powszechnych błędów przy otrzymywaniu propozycji:
1. Przerywanie, ponieważ się z nią nie zgadzasz częściowo lub w całości.
2. Podważanie jej, ponieważ wydaje się nie do zaakceptowania.
3. Natychmiastowe odrzucenie jej mówiąc „nie”.
4. Natychmiastowe przedstawienie kontrpropozycji.

To kolejna okazja do zastosowania wielu sztuczek, chociaż to najkrótsza z faz negocjacji. Najistotniejszym elementem pertraktacji jest odpowiednie wybranie momentu oraz jednego z możliwych scenariuszy zakończenia:
1. zakończenie podsumowujące,
2. zakończenie pertraktowanego ruchu,
3. zakończenie odroczone,
4. zakończenie albo/albo,
5. zakończenie ultimatum wraz z jego konsekwencjami.

Negocjacje są sztuką, nie nauką. Nie istnieje zbyt wiele gotowych czy ustalonych metod prowadzących do akceptowalnego dla wszystkich stron rozwiązania. Najlepsza droga wiedzie przez świadomą praktykę. Umiejętność wyciągania wniosków, pamiętając równocześnie, że nie istnieją dwie identyczne sytuacje jest kluczowym warunkiem sukcesu. Każde spotkanie to nowe doświadczenie.