Datenschutz-Bestimmungen

Datenschutzbestimmungen

Einführende Informationen

Unter Berücksichtigung der Rechte auf Schutz der Privatsphäre der Personen, die Colian sp. z o.o. [1] (im Folgenden „Colian”) ihre personenbezogenen Daten anvertraut haben, erklären wir, dass wir die erhaltenen Daten in Übereinstimmung mit den nationalen und europäischen Rechtsvorschriften und unter Bedingungen verarbeiten, die ihre Sicherheit gewährleisten, d.h. ihre Vertraulichkeit, Zugänglichkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Tätigkeiten. Um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten, stellen wir die für Colian geltenden Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten dar, die auf der Grundlage der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden „DSGVO“) festgelegt wurden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Der Verantwortliche, d.h. der Rechtsträger, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet, ist die Firma Colian sp. z o.o. mit Sitz in ul. Zdrojowa 1, 62-860 Opatówek, gegebenenfalls aber auch die in der Fußnote genannten Rechtsträger. Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie uns auch per E-Mail an die folgende Adresse kontaktieren: rodo@colian.com.

Erhebung der Daten und das Ziel ihrer Verarbeitung

Colian ist ein führendes Unternehmen mit polnischem Kapital auf dem Markt für Süßigkeiten, Getränke, Gewürze, Rosinen, Nüsse und Trockenfrüchte. Sie ist auch auf dem Markt für Logistikdienstleistungen präsent. Bei der Erfüllung unserer geschäftlichen Aufgaben verarbeiten wir personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

Zweck der Verarbeitung	Rechtliche Grundlage und die Dauer der Datenaufbewahrung	Rechtlich begründeter Zweck, soweit vorhanden
Abschluss und Abwicklung des Vertrages mit einem Kunden oder Geschäftspartner.	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO Während der Vertragsdauer, und nach Ablauf davon bis zum Ablauf der Fristen für die sich daraus ergebenden Ansprüche, grundsätzlich 3 Jahre, höchstens 6 Jahre.	Der Verantwortliche nimmt im Zusammenhang mit Tätigkeiten, die zum Zwecke des Vertragsabschlusses oder der Vertragsabwicklung unternommen werden, zu einem legitimen Zweck Kontakt zu den Angestellten/Mitarbeitern von Kunden und Geschäftspartner auf. Darüber hinaus kann der Verantwortliche vom Geschäftspartner die Grunddaten seines Mitarbeiters (Vor- und Nachname, Ort der Beschäftigung oder Zusammenarbeit, Telefonnummer und in einigen Fällen Nummer seines Dokumentes mit Lichtbild) im Zusammenhang mit der Abwicklung des Vertrages erhalten, der den Rechtsträger betrifft, bei dem diese Person arbeitet.
Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen.	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO 1 Jahr nach Ablauf der Gewährleistung oder der Abrechnung der Reklamation.	Der Verantwortliche kontaktiert die Mitarbeiter der Kunden im Zusammenhang mit der Reklamation zu dem legitimen Zweck.
Geltendmachung der Ansprüche oder Abwehr der rechtlichen Ansprüche	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Über die Dauer der Geltendmachung der Ansprüche, d.h. bis zu ihrer rechtskräftigen Beendigung, und bei Vollstreckungsverfahren bis zur endgültigen Erfüllung der geltend gemachten Ansprüche.	Der Verantwortliche darf im Zusammenhang mit der Geltendmachung der Ansprüche oder mit der Abwehr der rechtlichen Ansprüche in begründeten Fällen die Daten der Mitarbeiter / Mitwirkenden von Kunden oder Geschäftspartnern verarbeiten.
Archivierung von Dokumenten, d.h. von Verträgen und Abrechnungsunterlagen	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Über durch die Rechtsvorschriften bestimmte Dauer, und wenn für bestimmte Dokumente keine Dauer festgelegt ist, über die Dauer, die durch das legitime Ziel des Verantwortlichen und durch die voraussichtliche Zeit der möglichen Geltendmachung von Ansprüchen bestimmt ist.	–
Führung von Statistiken	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Für die Dauer einer anderen Verarbeitungsmaßnahme, auf die in dieser Tabelle hingewiesen wird. Wir bewahren keine personenbezogenen Daten ausschließlich zu statistischen Zwecken auf.	Die Information über die Statistiken der durch den Verantwortlichen geführten Maßnahmen erlaubt, die Tätigkeit effizienter zu gestalten
Marketingmaßnahmen ohne Einsatz der Mittel der elektronischen Kommunikation	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Bis zum Einspruch, d.h. bis Sie uns auf eine beliebige Weise mitteilen, dass Sie sich keinen Kontakt mehr mit uns wünschen und keine Informationen über unsere Handlungen erhalten wollen.	Marketingmaßnahmen zum Bewerben unserer Tätigkeit.
Marketingmaßnahmen unter Einsatz der Mittel der elektronischen Kommunikation	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Wegen der anderen gültigen Vorschriftgen, insbesondere Fernmelderecht und Gesetz über die auf elektronischem Wege erbrachten Dienstleistungen, werden diese Maßnahmen aufgrund von erhaltenen Einwilligungen getroffen. Bis zur Rücknahme der Einwilligung, d.h. bis Sie uns auf eine beliebige Weise mitteilen, dass Sie sich keinen Kontakt mehr mit uns wünschen und keine Informationen über unsere Handlungen erhalten wollen. Nach der Rücknahme der Einwilligung ist es zulässig, die Daten aufzubewahren, um gegebenenfalls nachzuweisen, dass Colian ihre rechtlichen Pflichten und die damit verbundenen Ansprüche richtig erfüllt (bis 6 nach der Rücknahme der Einwilligung).	Marketingmaßnahmen, um laufende Geschäfte zu fördern, unter Verwendung der E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

Zugangskontrolle, darunter Überwachung des Geländes des Verantwortlichen, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu erhöhen, Eigentum zu schützen und Geheimnisse zu wahren.	Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO Bis zum Einspruch, nicht länger als ein Jahr lang. Bildaufnahmen werden ausschließlich zu Zwecken verarbeitet, für die sie erstellt wurden. Sie werden nicht länger als 3 Monate nach der Aufnahme aufbewahrt, es sei denn, die Aufnahme stellt einen Beweis in einem Verfahren dar, dann wird sie bis zum rechtskräftigen Urteil oder bis zur Einspruchserhebung aufbewahrt.	Die Zugangskontrolle auf dem Gelände des Verantwortlichen ist begründet, und bei den Mitarbeitern ergibt sie sich aus Rechtsvorschriften (Art. 22²Arbeitskodex). Der Verantwortliche darf die Grunddaten eines Mitarbeiters / Mitwirkenden (Vor- und Nachnahme, Arbeitsplatz, Telefonnummer und in bestimmten Situationen Nummer eines Dokumentes mit Lichtbild) vor seiner Ankunft von dem Rechtsträger erlangen, bei dem dieser Person beschäftigt ist oder mit dem sie mitwirkt.
Rekrutierung	Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. c und lit. f DSGVO Bis 6 nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses, und bei Einwilligung zu weiteren Rekrutierungsmaßnahmen nicht länger als ein Jahr.	Ohne zusätzliche Einwilligung der betroffenen Person kann der Verantwortliche die Daten der nicht eingestellten Kandidaten noch 6 Monate nach der Beendigung der Rekrutierung als legitimer Zweck des Verantwortlichen in Hinblick darauf aufbewahren, dass sich der beschäftigte Mitarbeiter / Mitwirkende am Arbeitsplatz nicht bewähren bzw. auf die Stelle verzichten kann.
Verwalten von Personalressourcen – den Mitarbeitern / Mitwirkenden	Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. b, lit. c sowie lit. f DSGVO Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO Gemäß den geltenden Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht der arbeitsrechtlichen Dokumenten, d.h. Personalunterlagen – 50 Jahre, und in einigen Fällen 10 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für arbeitsrechtliche sowie Personalunterlagen des Mitarbeiters wird für alle nach dem 1. Januar 2019 eingestellten Mitarbeiter angewendet. Bei den nach dem 31. Dezember 1998 und vor dem 1. Januar 2018 beschäftigten Mitarbeitern werden arbeitsrechtliche sowie Personalunterlagen des Mitarbeiters 50 Jahre lang nach dem Auflösen oder Erlöschen des Arbeitsverhältnisses archiviert, es sei denn, der Arbeitgeber erklärt, Informationsberichte für alle in diesem Zeitraum beschäftigten Mitarbeiter und Auftragnehmer übergeben zu wollen, sowie er diese Berichte tatsächlich übergibt. Ist der Aufbewahrungszeitraum für bestimmte Unterlagen kürzer, wird der Verantwortliche diesen kürzeren Zeitraum beachten. Zivilrechtliche Verträge werden bis zum Fristenablauf der daraus resultierenden Ansprüche aufbewahrt.	Das Erscheinungsbild wird vom Verantwortlichen nur auf der Grundlage der jeweils erteilten Einwilligung des Mitarbeiters / Mitwirkenden genutzt.
Verwendung des Kontaktformular auf der Webseite	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Erteilung der Antworten auf Meldungen und Fragen, die mit Verwendung des Kontaktformulars oder in einer anderen Form gestellt werden, darunter Aufbewahrung von wichtigen Anträgen und erteilten Antworten, um Rechenschaftspflicht zu erfüllen.

Sind die Fristen für die Geltendmachung eventueller Ansprüche kürzer als die Aufbewahrungsfristen für steuerliche Abrechnungsunterlagen, werden diese Unterlagen von uns für die für die Steuern und Abrechnungen erforderliche Dauer, d.h. 5 Jahre nach dem Jahr, in welchem die Steuerpflicht fällig wurde, aufbewahrt.

Datenempfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden von Colian im Zusammenhang mit ihrer geschäftlichen Tätigkeit folgenden Personen / Behörden / Unternehmen bekannt gegeben:

– staatliche Behörden oder sonstige Rechtsträger, die aufgrund der Rechtsvorschriften dazu befugt sind,

– Rechtsträger, die uns bei unserer Tätigkeit in unserem Auftrag unterstützen, insbesondere: externe Lieferenten der IT-Systeme, Unternehmen, die Audits über unsere Geschäfte durchführen, die mit Colian im Rahmen der Marketingkampagnen zusammenarbeiten. Diese Rechtsträger werden die Daten aufgrund eines Vertrages mit Colian und ausschließlich gemäß den Anordnungen von Colian verarbeiten. Vorstehendes gilt bei Bedarf auch für andere Mitglieder der Colian-Gruppe, die in der Fußnote genannt sind.

– Banken bei erforderlichen Abrechnungen.

Befugnisse für die Datenverarbeitung und freiwillige Datenmitteilung

Jede Person, deren Daten durch Colian verarbeitet werden, hat das Recht:

– auf eigene personenbezogene Daten zuzugreifen,

– eigene personenbezogene Daten zu berichtigen,

– eigene personenbezogene Daten zu löschen,

– Verarbeitung eigener personenbezogener Daten einzuschränken,

– Widerspruch gegen die Verarbeitung eigener personenbezogener Daten zu erheben,

– eigene personenbezogene Daten zu übertragen.

Mehr Infos über die Rechte der Personen, deren Daten verarbeitet werden, siehe Art. 12 – 23 DSGVO, dessen Wortlaut unter folgender Adresse zu finden ist: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.

Der Person, derer Daten von Colian verarbeitet werden, steht auch das Recht zu, eine Beschwerde beim Aufsichtsorgan einzureichen, d.h.: beim Präsidenten des Amts für Datenschutz, mehr dazu unter der Adresse: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Müssen personenbezogene Daten mitgeteilt werden?

Personenbezogene Daten müssen mitgeteilt werden, damit Verträge geschlossen und laufende Geschäfte abgerechnet werden können, und damit Colian seinen Rechtspflichten nachkommen kann. Im sonstigen Bereich (insbesondere, wenn Colian die Daten für Marketingzwecke verarbeitet) ist die Datenmitteilung freiwillig.

Datenweitergabe an Drittstaaten

Die Daten werden im Europäischen Wirtschaftsgebiet verarbeitet.

Überdies kann vorkommen, dass die Grunddienstdaten des Mitarbeiters / Mitwirkenden von Colian (wie Vor- und Nachname, Stelle, Diensttelefonnummer und E-Mail-Adresse) an Drittstaaten übergeben werden können. Die Notwendigkeit der Datenweitergabe an Drittstaaten ist durch die Abwicklung eines Vertrags zwischen Colian und dem Mitarbeiter / Mitwirkenden bedingt, dessen personenbezogene Daten übergeben werden. Die Übergabe der personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters / Mitwirkenden an einen Drittstaat betrifft diejenigen Personen, die Handlungen für den Kunden oder potentiellen Kunden aus einem Drittstaat ausführen werden.

Automatisierte Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden automatisiert (dabei als Profiling) nicht derart verarbeitet, dass jegliche Entscheidungen infolge dieser Automatisierung getroffen, sonstige Rechtsfolgen herbeigeführt werden könnten, bzw. es unsere Kunden, Geschäftspartner sowie ihre Mitarbeiter / Mitwirkende wesentlich beeinflussen könnte.

[1] aber auch:

Colian Holding sp. z o.o. ul. Zdrojowa 1, 62-860 Opatówek

sowie Rechtsträger, die wirtschaftlich und/oder kapitalmäßig und/oder personell mit der Tätigkeit der Colian Holding sp. z o.o. verbunden sind .:

Colian Logistic sp. z o.o., ul. Zdrojowa 1, 62-860 Opatówek